Les logiciels de gestion en librairie

Publié le 18/12/2013 par La Rédaction
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Données issues de l'étude réalisée par Michel Ollendorf intitulée : Les Logiciels de gestion en librairie. (2011)



Généralités



L'achat ou la location d'un logiciel de gestion.

L'achat d'un logiciel de gestion sous forme de licence n'est pas obligatoire. La location est fréquemment proposée. Dans les deux cas, le coût du logiciel varie ( à la baisse) selon le nombre de postes informatiques équipés.

Base de données
Le logiciel de gestion s'appuie sur une base de données permettant un accès aux informations commerciales globales de la profession, sous forme d'abonnement comme par exemple le fichier exhaustif du livre de Dilicom dont le coût annuel s'élève aux environs de 800 € et dont la mise à jour quotidienne est intégrée dans la maintenance générale du logiciel.


Matériel informatique

Logiciel de gestion et équipement informatique

Certaines sociétés proposent des offres d'achat de logiciel "clés en mains)  qui intègrent dans leur prestation l'acquisition de matériel informatique, provenant en général de constructeurs connus (DELL, HP, ...). Vous devez être en capacité de bien évaluer la performance de ce matériel (disque dur, mémoire, rapidité du processeur). Vous pouvez également acquérir le matériel indépendamment de votre prestataire de logiciel, en veillant à la compatibilité de ce ou ces machines avec les besoins du logiciel. Quelque soit le mode d'acquisition, il faut veiller à bien disposer d'une maintenance du parc informatique.

Un poste mobile est également nécessaire pour faciliter la gestion des manifestations Hors les murs...

Autres matériels

Vous aurez également besoin des outils suivants : les imprimantes de caisse ou de système, le tiroir caisse, afficheur, douchettes, onduleur, disques durs externes...


Fonctionnalités et propriétés des logiciels de gestion



Administration et bases de recherches

Fonctions
Propriétés
Quelques précisions

Administration

Paramétrage de la gestion des droits locaux.
Qui peut faire quoi ?

Recherche multicritères

Dans la base de données livres active (le FEL, médiabase, Electre, autre...) ou dans la base parking. Savoir si un import Electre est possible à partir du logiciel.
Chaque gestionnaire de stock est organisé avec une base active (tous les titres présents dans la librairie) et une base "parking" (l'ensemble des titres disponibles répertoriés).

Fichier distributeurs-diffuseurs

Mises à jour régulières par le FEL et DILICOM
Le changement de diffuseur - distributeur par un éditeur se fait automatiquement dans ces fichiers.

Ventilation

Hiérarchisation facile à organiser : par librairies, par familles ou rayons, par thèmes, ...
Attention à ne pas trop compliquer les ventilations pour que les données restent facilement exploitables.

La gestion des ventes

Fonctions
Propriétés

Ventes caisse

La liaison monétique CB
La liaison fidélité (la carte de fidélité, puce RFID, ...)
Ticket des "Z" (les recettes de la journée et la remise à zéro caisse)
Ticket des "X" (la situation de la caisse à l'instant T) pour comptage des clients par tranches horaires.
Journaux de caisse (CA par ventilations et remises/CA par taux de TVA)
Remises accordées aux clients
CA et marge par taux de TVA
CA période par taux de TVA (au mois/mois, 12 ou 24 mois)
Comptage de caisse
Édition d'une facture en caisse
Mise à jour immédiate des stocks dès enregistrement de la vente
gestion des fichiers clients

Ventes facturation

Émission de bordereau de livraison
Transformation en factures de plusieurs bordereaux de livraisons (mensuelles)
Suivi des encours, affectations des virements
CA facturation par période (mention du brut remises, net remises)
Gestion des relances

Ventes globales

CA comptant, facturé, total sur période de 12 à 24 mois


Les achats, la réception et les retours

Fonctions
Propriétés

Achats

Historique des 36 derniers mois
Historique des 7 derniers jours

Pour un titre

Historique des 5 dernières semaines
Sélection d'un rayon, d'un ensemble de rayons (sous la responsabilité d'un vendeur) pour achats.
Consultation d'un journal des ventes du jour
Possibilité de revoir le titre plus tard
Possibilité d'examen de la proposition de commande pour sa hiérarchie (double étage)
Établissement d'un seuil minimum (utile pour certaines collections)
Panier immédiat et personnalisé
Panier différé (début de mois par exemple)
Gestion des achats et entrée en stock en "dépôt"
Date de début et de fin d'opérations (avec conditions spéciales)
Choix du lieu d'achat

Guide global sur les achats

Suivi des achats/des ventes/des retours, avec comparatif N-1 global et par rayons.

Réceptions

Avis d'expédition
Fiche de réception
Reprise réception non clôturée
Gestion des soldes

Retours

Sélection par date d'entrée
Sélection par le stock âgé ou par fournisseur à l'intérieur d'une tranche


Les commandes et l'inventaire

Fonctions
Propriétés

Commandes clients

Recherche facile dans un fichier client
Différentes segmentations clients
Émission d'un message SMS ou courriel pour arrivée de commandes spéciales
CA par clients
Historique des achats avec mention du code rayon
Sortie étiquettes
Mails groupés
Statut de stock réservé pour client visible

Traçabilité

Tous mouvements sur stocks (vente, achat, retour, réception)
Possibilité de correction de stock conservée et de listage
Reconstitution de la vie d'un titre et justification du stock actuel

Système EDI

Les échanges de données informatisés permettent de transmettre de façon dématérialisée les commandes aux fournisseurs et recevoir et intégrer automatiquement les modifications des fiches articles (prix, nouveautés, dates de parution, ...) avis d'expédition, les factures dématérialisées, etc.

Inventaire

Permanent
Zonage
Calcul des dépôts
État de sortie : inventaire physique et inventaire théorique supérieur et/ou inférieur
État résumé d'inventaire par code rayon : nombre de références, nombre de volumes, stock en valeur vente, en valeur achat
Calcul de la provision pour dépréciation du stock


Les états statistiques et la comptabilité

Fonctions
Propriétés

Statistiques

Analyse des rotations de stocks fin de mois, globale/rayons
État sur 12 mois et possibilité de recherches au delà de 12 mois
Stock âgé global et par rayons : atteinte des différentes catégories d'âge de stocks par simple clic, par diffuseur, éditeur, collection avec mention du nombre de références, nombre de volumes, et valeur du stock en prix de vente HT et prix d'achat HT.
État des ruptures de stock
Marges globales par rayons ou par rayons sur achats
Achats/ventes/Retours globaux et par rayons
Comptabilité
Interface de vente, achats avec les logiciels de comptabilité : EBP, Sage, Ciel

Les autres fonctionnalités

Fonctions
Propriétés

Salons

Préparation des commandes
Gestion des retours et comptage des ventes
CA réalisé

Transmission

Passer des commandes, retours, avis d'expédition Dilicom

Maintenance

Télémaintenance assurée par la SSII fabriquant le logiciel

Presse

Gestion de la presse avec interface via l'organisme fournisseur de la presse

Papeteries et autres objets

Gestion possible avec utilisation des coefficients

Livres d'occasion

Gestion des fonds d'occasion