Les logiciels de gestion en librairie
Publié le 18/12/2013 par La Rédaction
Mots-clés : |
Données issues de l'étude réalisée par Michel Ollendorf intitulée : Les Logiciels de gestion en librairie. (2011)
Généralités
L'achat ou la location d'un logiciel de gestion.
L'achat d'un logiciel de gestion sous forme de licence n'est pas obligatoire. La location est fréquemment proposée. Dans les deux cas, le coût du logiciel varie ( à la baisse) selon le nombre de postes informatiques équipés.
Base de données
Le logiciel de gestion s'appuie sur une base de données permettant un accès aux informations commerciales globales de la profession, sous forme d'abonnement comme par exemple le fichier exhaustif du livre de Dilicom dont le coût annuel s'élève aux environs de 800 € et dont la mise à jour quotidienne est intégrée dans la maintenance générale du logiciel.
Matériel informatique
Logiciel de gestion et équipement informatique
Certaines sociétés proposent des offres d'achat de logiciel "clés en mains) qui intègrent dans leur prestation l'acquisition de matériel informatique, provenant en général de constructeurs connus (DELL, HP, ...). Vous devez être en capacité de bien évaluer la performance de ce matériel (disque dur, mémoire, rapidité du processeur). Vous pouvez également acquérir le matériel indépendamment de votre prestataire de logiciel, en veillant à la compatibilité de ce ou ces machines avec les besoins du logiciel. Quelque soit le mode d'acquisition, il faut veiller à bien disposer d'une maintenance du parc informatique.Un poste mobile est également nécessaire pour faciliter la gestion des manifestations Hors les murs...
Autres matériels
Vous aurez également besoin des outils suivants : les imprimantes de caisse ou de système, le tiroir caisse, afficheur, douchettes, onduleur, disques durs externes...Fonctionnalités et propriétés des logiciels de gestion
Administration et bases de recherches
| Fonctions | Propriétés | Quelques précisions |
Administration | Paramétrage de la gestion des droits locaux. | Qui peut faire quoi ? |
Recherche multicritères | Dans la base de données livres active (le FEL, médiabase, Electre, autre...) ou dans la base parking. Savoir si un import Electre est possible à partir du logiciel. | Chaque gestionnaire de stock est organisé avec une base active (tous les titres présents dans la librairie) et une base "parking" (l'ensemble des titres disponibles répertoriés). |
Fichier distributeurs-diffuseurs | Mises à jour régulières par le FEL et DILICOM | Le changement de diffuseur - distributeur par un éditeur se fait automatiquement dans ces fichiers. |
Ventilation | Hiérarchisation facile à organiser : par librairies, par familles ou rayons, par thèmes, ... | Attention à ne pas trop compliquer les ventilations pour que les données restent facilement exploitables. |
La gestion des ventes
| Fonctions | Propriétés |
Ventes caisse | La liaison monétique CB La liaison fidélité (la carte de fidélité, puce RFID, ...) Ticket des "Z" (les recettes de la journée et la remise à zéro caisse) Ticket des "X" (la situation de la caisse à l'instant T) pour comptage des clients par tranches horaires. Journaux de caisse (CA par ventilations et remises/CA par taux de TVA) Remises accordées aux clients CA et marge par taux de TVA CA période par taux de TVA (au mois/mois, 12 ou 24 mois) Comptage de caisse Édition d'une facture en caisse Mise à jour immédiate des stocks dès enregistrement de la vente gestion des fichiers clients |
Ventes facturation | Émission de bordereau de livraison Transformation en factures de plusieurs bordereaux de livraisons (mensuelles) Suivi des encours, affectations des virements CA facturation par période (mention du brut remises, net remises) Gestion des relances |
Ventes globales | CA comptant, facturé, total sur période de 12 à 24 mois |
Les achats, la réception et les retours
| Fonctions | Propriétés |
Achats | Historique des 36 derniers mois Historique des 7 derniers jours |
Pour un titre | Historique des 5 dernières semaines Sélection d'un rayon, d'un ensemble de rayons (sous la responsabilité d'un vendeur) pour achats. Consultation d'un journal des ventes du jour Possibilité de revoir le titre plus tard Possibilité d'examen de la proposition de commande pour sa hiérarchie (double étage) Établissement d'un seuil minimum (utile pour certaines collections) Panier immédiat et personnalisé Panier différé (début de mois par exemple) Gestion des achats et entrée en stock en "dépôt" Date de début et de fin d'opérations (avec conditions spéciales) Choix du lieu d'achat |
Guide global sur les achats | Suivi des achats/des ventes/des retours, avec comparatif N-1 global et par rayons. |
Réceptions | Avis d'expédition Fiche de réception Reprise réception non clôturée Gestion des soldes |
Retours | Sélection par date d'entrée Sélection par le stock âgé ou par fournisseur à l'intérieur d'une tranche |
Les commandes et l'inventaire
| Fonctions | Propriétés |
Commandes clients | Recherche facile dans un fichier client Différentes segmentations clients Émission d'un message SMS ou courriel pour arrivée de commandes spéciales CA par clients Historique des achats avec mention du code rayon Sortie étiquettes Mails groupés Statut de stock réservé pour client visible |
Traçabilité | Tous mouvements sur stocks (vente, achat, retour, réception) Possibilité de correction de stock conservée et de listage Reconstitution de la vie d'un titre et justification du stock actuel |
Système EDI | Les échanges de données informatisés permettent de transmettre de façon dématérialisée les commandes aux fournisseurs et recevoir et intégrer automatiquement les modifications des fiches articles (prix, nouveautés, dates de parution, ...) avis d'expédition, les factures dématérialisées, etc. |
Inventaire | Permanent Zonage Calcul des dépôts État de sortie : inventaire physique et inventaire théorique supérieur et/ou inférieur État résumé d'inventaire par code rayon : nombre de références, nombre de volumes, stock en valeur vente, en valeur achat Calcul de la provision pour dépréciation du stock |
Les états statistiques et la comptabilité
| Fonctions | Propriétés |
Statistiques | Analyse des rotations de stocks fin de mois, globale/rayons État sur 12 mois et possibilité de recherches au delà de 12 mois Stock âgé global et par rayons : atteinte des différentes catégories d'âge de stocks par simple clic, par diffuseur, éditeur, collection avec mention du nombre de références, nombre de volumes, et valeur du stock en prix de vente HT et prix d'achat HT. État des ruptures de stock Marges globales par rayons ou par rayons sur achats Achats/ventes/Retours globaux et par rayons |
| Comptabilité | Interface de vente, achats avec les logiciels de comptabilité : EBP, Sage, Ciel |
Les autres fonctionnalités
| Fonctions | Propriétés |
Salons | Préparation des commandes Gestion des retours et comptage des ventes CA réalisé |
Transmission | Passer des commandes, retours, avis d'expédition Dilicom |
Maintenance | Télémaintenance assurée par la SSII fabriquant le logiciel |
Presse | Gestion de la presse avec interface via l'organisme fournisseur de la presse |
Papeteries et autres objets | Gestion possible avec utilisation des coefficients |
Livres d'occasion | Gestion des fonds d'occasion |
