La maîtrise des délais logistiques

Le délais : quels enjeux ?


En 2015, la commission commerciale du SLF a souhaité interroger les distributeurs sur les enjeux de l'amélioration des délais d'acheminement des ouvrages, à l'occasion des Rencontres nationales de la librairie de Lille.

Face à l'essor de la vente en ligne et à la modification des pratiques d'achat, comment améliorer les délais de livraison et garantir aux clients la livraison de ses commandes en 48 heures maximum ? Telle était l'une des questions adressée à nos différents partenaires.

Car que ce soit pour le libraire comme pour le distributeur : "notre principal objectif est l'optimisation des délais d'approvisionnement de nos clients". 


Une série d'entretiens menés auprès des partenaires de la supply chain, en amont des Rencontres nationales de Lille



Le délais : de quoi parle t-on ?


"Entre le moment où vous déclenchez une commande et sa réception en magasin,plusieurs étapes se succèdent et concernent au moins 9 interlocuteurs : comment partager ensemble cette course contre la montre entre les SSII, Dilicom, le distributeur, les plateformes logistiques et les transporteurs ?"

En préambule, la maitrise de la chaîne logistique des commandes relève de la capacité du libraire à maîtriser ses approvisionnements, ses achats ( et donc les taux de retour). Lors des entretiens, les libraires ont insisté sur la nécessaire optimisation des achats de nouveautés, dans un contexte d'augmentation régulière de la production éditoriale.

Notamment :
  • la corrélation entre les achats et la massification des flux de commandes.
  • l'anticipation potentielle des achats de réassort (éviter la rupture), par le suivi quotidien des ventes et du taux d'écoulement des titres, particulièrement sur les titres à fortes rotation (concentration des ventes)
  • le repérage des titres en rupture 
  • la détection des titres absents du stock et le suivi des ventes manquées sur un cahier ad hoc
  • l'arbitrage sur les propositions de réassort issues des logiciels de gestion
  • le respect de la date de mise en vente

Transmettre la commande par EDI et faire parvenir efficacement l'information de commande vers le bon fournisseur


Des évidences bonnes à rappeler : disposer d'une base de données commerciale fiable, choisir des modes de transmission de commandes permettant un traitement plus rapide de l'information par les distributeurs...

La mise à jour du fichier exhaustif du livre par le distributeur : le plan qualité de Dilicom
La mise à jour des fiches articles est transmise par chaque distributeur, nourrit le FEL et les logiciels de gestion. La qualité du FEL est donc essentielle à l'activité commerciale. 

Une commande EDI est traitée plus rapidement qu'une information transmise par fax ou par mail.
Elle est intégrée plus rapidement dans les systèmes d'information des distributeurs et peut-être mise en facturation plus rapidement. La création systématique d'une commande informatique en assure la traçabilité, permet une accélération de la réception et un meilleur suivi.

" 7 à 8 % des commandes nous parviennent encore hors EDI. les commandes transmises par fax ou par mail en fin d'après midi perdent systématiquement 24 heures par rapport à l'envoi Dilicom "

Remarque : soyez attentifs aux délais des commandes de réassort transmises par les représentants. Le fait de rajouter des commentaires attachés à la commande peut contribuer à la ralentir du délais de lecture des informations par le distributeur. 


Massifier les commandes EDI, les paniers de commandes dans le logiciel de gestion, chez le distributeur pour stabiliser ou diminuer la facture de transport et les coûts de traitement des colis au quotidien.


"Tous les libraires gèrent leurs commandes au quotidien. Ils vont gérer leur réassort tout au long de la journée, chaque rayon prépare ses paniers. Ces paniers sont ensuite fusionnés en fin de journée pour n'adresser finalement au distributeur, qu'un seul panier; En termes de message, nous n'en adressons qu'une dizaine maximum par gros distributeurs, plutôt que des centaines ... Cela fait partie de notre procédure interne..."

Chez le distributeur, en général, le regroupement des commandes s'opère si ces dernières arrivent dans le même lot de traitement des commandes, avec les mêmes caractéristiques.

Connaître l'heure limite de moissonnage des commandes par le distributeur.


Cette heure permet de faire entrer les commandes dans la facturation du jour ou du lendemain matin. Une commande transmise à la "mauvaise heure" peut perdre 24H00 inutilement.Les distributeurs doivent alimenter le fichier partenaire de Dilicom pour indiquer aux libraires les jours et heures limites de transmission des commandes, à cet effet.

Une SSII (Titelive) joue le rôle de concentrateur de commandes. Le libraire "Titelive" peut s'informer auprès de sa SSII des heures de transmission de ses commandes vers Dilicom.

Transmettre ses commandes avant 20H00 : les heures de transmission des libraires tiennent dont compte de ces paramètres. Elles partent généralement entre 19H30 et 20H00 vers l'ensemble des fournisseurs, du lundi au jeudi. Les commandes du vendredi entrent en facturation le dimanche soir...

Pour permettre d'identifier des commandes urgentes et d'identifier dans les flux ce qui doit être traité plus rapidement, les distributeurs ont mis en place une codification EDI particulière destinée à la commande client. **2424...

"Le **2424 est vraiment bien, car nous restons dans le flux Prisme. Les colis arrivent le jour J chez Prisme et sont chez nous le lendemain. Il faudrait que ce soit proposé par plus de distributeur". 


Le traitement des commandes chez le distributeur


"Chez nous distributeur, le délais de traitement de la commande de réassort est LE sujet N°1, avec la mise en place d'indicateurs de pilotage".

L'optimisation du réapprovisionnement et de l'amplitude de couverture de stocks sur les lieux de préparation des commandes sont des éléments clés de l'optimisation du temps de traitement des commandes. 

Focus : Hachette a étendu son objectif 48H00 en s'appuyant sur ces plateformes de province. Les CRDL de Lyon et Nantes disposent depuis 2012 de l'ensemble de l'offre éditoriale du groupe et de ses diffusés garantissant un taux de livraison des libraires de 100 % en 48H00.

Pistes d'amélioration évoquées par les distributeurs
  • mieux anticiper les besoins commerciaux en réapprovisionnement en travaillant en amont avec les diffuseurs, afin de mieux connaître les opérations commerciales à venir, suivre les indicateurs sur les taux d'écoulement des titres, pour rapprocher les stocks concernés.
  • séquencer l'ordre de lancement des réapprovisionnements des stocks. 
  • accélérer le réapprovisionnement des ouvrages à très faibles ventes.