Procédures techniques : les SSII
Publié le 06/12/2011 par La Rédaction
Mots-clés : TVA | SSII |
- Procédures techniques en cas de changement de taux de TVA -
Hypothèse dans le cadre d'un changement de taux au 1 er Janvier 2012.
Les SSII sont invitées à nous communiquer leur planning opérationnel afin que les libraires puissent retrouver sur le site la documentation nécessaire au changement de taux de TVA dans leurs systèmes de gestion et de caisse.
Les données impactées
Les données concernées par le changement de taux de TVA sont présentes dans les bases de données, les logiciels de gestion du livre, les logiciels de caisse, les systèmes d'interface caisse avec des systèmes d'encaissements externes, les interfaces comptables, les interfaces Web. (Source : société Praxiel).
Calendrier des mises à jour
Du 1 er décembre au 23 décembre, Dilicom collecte les informations exceptionnelles de mise à jour de prix. Les mises à jour envoyées par les distributeurs par le canal habituel sont bloquées. Le 29 décembre, Dilicom met à la disposition des abonnés- SSII une extraction complète sous différents formats (simplifiés, étendus) sur un serveur FTP. Le 3 janvier Dilicom reprend les mises à jour du FEL par le canal habituel avec traitement prioritaire des mises à jour bloquées.
Les informations ci-dessous ne concernent que les libraires disposant - via leurs progiciels de gestion - d'un abonnement à une mise à jour automatique de leurs flux d'informations.
État des informations techniques transmises par la Société Praxiel (Update du 7/12/2011 - sous réserve de modifications)
Le basculement des données est géré depuis la société Praxiel : entre le 31/12/2011 et le 01/01/2012 : lancement manuel des procédures et contrôle à partir de Praxiel par connexion sur chaque site afin que tout soit opérationnel à l'ouverture du magasin. Le traitement ne pourra commencer qu'à partir du moment où les ventes du 31/12/2011 seront traitées et la sauvegarde du système effectué.
Il est impératif que les systèmes informatiques et de caisses de la librairie restent allumés et accessibles à distance par les services Praxiel.
Une sauvegarde du stock est réalisé au 31/12/2011.
Il est impératif que Praxiel puisse disposer des coordonnées et contacts de la personne en charge de ce suivi technique à la librairie.
Les règles utilisées dans les traitements de basculement
Il y a obligation légale de changer la TVA des articles à TVA réduite pour les faire passer du taux de TVA de 5,5 % au taux de 7 % au 01/01/2012.
Il y a obligation légale de changer la TVA des articles à TVA réduite pour les faire passer du taux de TVA de 5,5 % au taux de 7 % au 01/01/2012.
Aux clients qui auraient des produits dont la TVA doit rester à 5,5 %, il est demande de créer un nouveau code au taux de 5,5 %, de le communiquer à Praxiel et de mettre à jour les fiches produits qui doivent rester à 5,5% en leur attribuant ce code de TVA.
Le nouveau prix de vente éditeur est appliqué comme prix de référence de l'ouvrage.
Si le nouveau prix de vente éditeur n'est pas connu, le taux de TVA est modifié sans toucher au prix de référence, le prix de vente HT est alors recalculé. Un fichier contenant la liste de ces articles en stock sera rendu disponible pour le librairie à la fin du traitement.
Le traitement des différents flux d'informations
Données historiques
Ces données ne sont pas touchées par le traitement
Données historiques
Ces données ne sont pas touchées par le traitement
Ventes à terme
Les lignes de devis historisés ne sont pas touchées par le traitement.
Les lignes de devis en cours sont traitées.
Les lignes de commande déjà livrées ne sont pas touchées par le traitement.
Les lignes de commandes non encore livrées sont traitées.
Les lignes de BL déjà facturées ne sont pas touchées par le traitement.
Les lignes de BL non encore facturées sont traitées.
Les lignes de devis historisés ne sont pas touchées par le traitement.
Les lignes de devis en cours sont traitées.
Les lignes de commande déjà livrées ne sont pas touchées par le traitement.
Les lignes de commandes non encore livrées sont traitées.
Les lignes de BL déjà facturées ne sont pas touchées par le traitement.
Les lignes de BL non encore facturées sont traitées.
Praxiel recommande à ses clients de facturer obligatoirement les bons de livraison en attente de facturation avant le 01/01/2012.
Les factures et avoirs émis ne sont pas touchés par le traitement.
Les factures et avoirs émis ne sont pas touchés par le traitement.
Les commandes fournisseurs
Les commandes fournisseurs validées ne sont pas touchées par le traitement.
Les commandes fournisseurs en préparation sont traitées.
Réception fournisseurs
Les réceptions fournisseurs validées ne sont pas touchées par le traitement. Les réceptions en cours sont exclues du traitement.
Les réceptions fournisseurs validées ne sont pas touchées par le traitement. Les réceptions en cours sont exclues du traitement.
Retours fournisseurs
Les retours fournisseurs validés ne sont pas touchés par le traitement.
Avis d'expédition
Blocage en 2012 des avis d'expédition non utilisés de 2011. Les libraires ne pourront pas utiliser en 2012 les avis d'expédition de 2011 pour leurs réceptions.
Avis d'expédition
Blocage en 2012 des avis d'expédition non utilisés de 2011. Les libraires ne pourront pas utiliser en 2012 les avis d'expédition de 2011 pour leurs réceptions.
Traitement des flux de mise à jour en cas d'interface caisse
Le traitement va générer un ou des fichiers à destination des concentrateurs de caisse. Chaque client concerné sera contacté pour optimiser la mise au point des modalités de fourniture du fichier.
Traitement des flux de mise à jour pour les sites Web
Les changements de prix/TVA doivent être renvoyés vers les sites Internet à travers le Middleware. Praxiel prend contact avec chaque client concerné pour mettre au point les modalités de mise à jour.
Impact sur les interfaces comptables
Praxiel se charge de la modification des paramètres liés au changement de taux de TVA dans les logiciels d'interface comptable. Les écritures générées avant le 01/01/2012 ne seront pas touchées.
Il est recommandé aux clients de contrôler si possible les factures fournisseurs de 2011 et de générer impérativement les écritures comptables pour l'année 2011 avant le basculement.
Coût de l'opération pour le client
Aucun coût pour le libraire.
Un coût forfaitaire pour les libraires souhaitant mettre en place une procédure particulière de maintenance et vérification des opérations de bascule.
État des informations techniques transmises par la société Ellipse (Update du 7/12/2011 - sous réserve de modifications)
TMIC s'engage à transmettre à l'ensemble de ses clients une information reprenant l'ensemble des étapes de la procédure opérationnelle.
Traitement des flux d'informations
TMIC installe chez les clients un utilitaire pour déployer la mise à jour du fichier de référence.
Coût de l'opération pour le client
Facturation par poste avec un montant forfaitaire au delà de 10 postes :
Facturation par poste avec un montant forfaitaire au delà de 10 postes :
- 1 à 2 postes : 98.00 HT
- 3 à 5 postes : 154.00 HT
- 6 à 10 postes : 210.00 HT
- + de 10 postes : 280.00 HT
- Hors contrat de maintenance :
- 420.00 HT
État des informations techniques transmises par la société 2DCOM (Update du 7/12/2011 - sous réserve de modifications)
Traitement des flux d'informations
2DCOM envoie une première circulaire d'informations par mail le 07/12. Le traitement de la mise à jour des informations s'effectue chez le client via les services librisoft online et i-preface online.
Coût de l'opération pour le client
Facturation unique : 50.00 HT par librairie.
Facturation unique : 50.00 HT par librairie.
État des informations techniques transmises par la société Titelive (Update du 7/12/2011 - sous réserve de modifications)
Coût de l'opération pour le client
Titelive n'impactera pas de coût de traitement de changement de taux de TVA aux libraires.
Titelive n'impactera pas de coût de traitement de changement de taux de TVA aux libraires.
État des informations techniques transmises par la société AXONE (Update du 7/12/2011 - sous réserve de modifications)
Traitement des flux d'informations
Traitement des flux d'informations
Dans le cadre des mises à jour Dilicom, le prix de vente sera fourni par l'éditeur et mis à jour sur le système. Au préalable, AXONE effectuera des opérations de contrôle d'espace disque, de services lancés et autres contrôles du système de manière automatique et transparente via l'outil AxoExchange.
Les procédures ont été communiquées par courrier à l'ensemble des clients le 8 décembre.
AXONE n'impactera pas de coût de traitement de changement de taux de TVA aux libraires.
Si possible, tous les devis devront être validés pour le 31.12. Pour les devis qui ne le seraient pas et incluraient des produits à 5.5%, ceux-ci seront automatiquement mis à jour avec les nouveaux tarifs de vente lors de la distribution et donc impacteront la facture.
La facture
Afin d'éviter tout effet indésirable, AXONE demande aux clients de clôturer et éditer toutes les factures le 31.12 impérativement, même celles dont les valeurs sont très faibles ou celles pouvant faire l'objet d'un report sur le mois suivant.
Afin d'éviter tout effet indésirable, AXONE demande aux clients de clôturer et éditer toutes les factures le 31.12 impérativement, même celles dont les valeurs sont très faibles ou celles pouvant faire l'objet d'un report sur le mois suivant.
Les BL électroniques
AXONE met en place un système permettant de détecter tous les produits dont le taux de TVA a changé entre le 31.12 et le 1er Janvier. Si AXONE détecte ces lignes dans les avis d'expédition, les tarifs de la fiche ne seront pas modifiés comme à l'accoutumée.
AXONE met en place un système permettant de détecter tous les produits dont le taux de TVA a changé entre le 31.12 et le 1er Janvier. Si AXONE détecte ces lignes dans les avis d'expédition, les tarifs de la fiche ne seront pas modifiés comme à l'accoutumée.
Les inventaires
Tout inventaire réalisé début Janvier pour une valorisation au 31.12 devra être obligatoirement ouvert le 31.12 et passé en phase de saisie, afin que le référentiel soit chargé avec une TVA à 5.5%.
Tout inventaire réalisé début Janvier pour une valorisation au 31.12 devra être obligatoirement ouvert le 31.12 et passé en phase de saisie, afin que le référentiel soit chargé avec une TVA à 5.5%.
État de stock
AXONE préconise un état des stocks le 31.12, et un nouvel état juste avant la réouverture le 02.01, afin de mesurer l'impact réel de ce changement.
AXONE préconise un état des stocks le 31.12, et un nouvel état juste avant la réouverture le 02.01, afin de mesurer l'impact réel de ce changement.
Sites Web
Entre le 31.12.2011 à 12h et le 02.01.2012 à 11h, tous les sites web seront mis en maintenance et donc indisponibles, et ce afin d'éviter des problématiques de commandes clients avant la mise à jour des prix, qui prendra plusieurs heures.
Entre le 31.12.2011 à 12h et le 02.01.2012 à 11h, tous les sites web seront mis en maintenance et donc indisponibles, et ce afin d'éviter des problématiques de commandes clients avant la mise à jour des prix, qui prendra plusieurs heures.
Gestion des acomptes
Les acomptes versés jusqu'à fin décembre seront comptabilisés à un taux de TVA de 5.5%. Lorsque la facture sera établie lors de la livraison du bien, l'acompte sera restitué comptablement et affecté au prix final. Donc lors de cette restitution, il y aura une TVA créditrice à 5.5% sur les états financiers pour la période de Janvier à Mars 2012 environ.
Les acomptes versés jusqu'à fin décembre seront comptabilisés à un taux de TVA de 5.5%. Lorsque la facture sera établie lors de la livraison du bien, l'acompte sera restitué comptablement et affecté au prix final. Donc lors de cette restitution, il y aura une TVA créditrice à 5.5% sur les états financiers pour la période de Janvier à Mars 2012 environ.
Recommandations impératives
- Valider l'intégralité des bordereaux d'entrée
- Valider les bordereaux de livraison, les bordereaux de reprise et clôturer tous les devis (dans la mesure du possible)
- Clôturer et éditer toutes les factures
- Imprimer une valorisation du stock livres
- Effectuer une sauvegarde sur une clé USB, et la débrancher du PC
- Laisser son PC allumé
État des informations transmises par la société ELICO ( sous réserve de modifications)
ELICO n'impactera pas de coût de traitement de changement de taux de TVA aux libraires.
