La transformation numérique de la commande publique

Le contexte 

Avec la réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016 et conformément aux nouvelles règles européennes, a été fixé l'objectif d'une complète dématérialisation des procédures de passation des marchés publics et contrats de concessions d'ici le 1er octobre 2018 au plus tard.

Concrètement, à partir de cette date, tous les échanges entre l'acheteur et l'opérateur économique pendant la procédure de passation des marchés publics doivent être dématérialisés.


Quels sont les acteurs, les échanges et les documents concernés par cette dématérialisation ?


=> L'acheteur qui publie les documents de la consultation.

=> Le candidat aux marchés publics qui devra :

++ Déposer sa candidature et son offre par voie électronique, sans les signer

++ Transmettre à l'acheteur ses questions, des demandes d'informations par voie électronique

++ Y recevoir ces informations, les décisions des acheteurs (lettre de rejet, la notification, ...)

++ Signer électroniquement le marché (non obligatoire mais recommandé : la signature est nécessaire uniquement pour l'attribution du marché)


Où se déroule cette dématérialisation ? Qu'est-ce que la plateforme dénommée « profil acheteur[1] » ?
















En pratique, le profil d'acheteur est une « plateforme », conçue pour effectuer en ligne l'ensemble des actions relevant des procédures de marchés publics. Ce profil garantit la sécurité et l'intégrité des échanges par horodatage et permet une traçabilité de tous les échanges.  

Remarques :

L'acheteur (public) a toute liberté de déterminer comment se doter d'un profil d'acheteur (un site en interne, une plateforme mutualisée...). Le site d'une collectivité ne peut être qualifié de profil d'acheteur que s'il offre l'accès à un certain nombre de fonctionnalités.

Les administrations centrales de l'Etat disposent d'un profil d'acheteur mutualisé  : « Place ». Ce n'est pas le cas des autres administrations, bien que des profils mutualisés existent.


Que permet le profil acheteur de la collectivité ?

Le profil acheteur vous permet de prendre connaissance :

 ++ des avis de publicité,

++ de consulter les documents de la consultation,

++ de candidater,

++ de transmettre votre offre,

++ d'échanger des documents et des informations avec les acheteurs. Les échanges courants durant la procédure de passation (questions/réponses, lettres de rejet, notification, etc.) peuvent être faits en utilisant le profil d'acheteur.

++ Il peut aussi être utilisé après la passation du marché.

  

Remarques : les documents relatifs aux consultations lancées par les acheteurs sont accessibles gratuitement et directement sur les profils d'acheteurs. Cela signifie que vous n'avez pas l'obligation de vous identifier pour télécharger les documents de la consultation.

Toutefois, en vous identifiant, vous pourrez être informée lorsque les acheteurs modifieront l'un des documents. Ils doivent être disponibles sur le profil d'acheteur à la date de la publication de l'avis de publicité.  

 


Où trouver ces profils d'acheteurs ?

Si vous connaissez l'administration dont vous voulez consulter le profil d'acheteur, le plus simple est de vous rendre sur son site général, en général à la rubrique « marchés publics ».

Sinon, un moteur de recherche vous sera indispensable pour identifier le site hébergeant le profil d'acheteur. Le nom de l'administration suivi de profil d'acheteur permet généralement de trouver rapidement la bonne URL.

 


Comment candidater avec un DUME ? Qu'est-ce qu'un DUME ?

L'arrêté du 14 avril 2017 prévoit que les profils d'acheteur doivent permettre de recevoir des candidatures sous forme de DUME. 

Le DUME est une déclaration sur l'honneur permettant aux entreprises d'attester de leur compétence, de leur situation financière ainsi que de leurs capacités lorsqu'elles répondent à un marché public au sein d'un Etat de l'Union européenne. Il est utilisé comme preuve préliminaire dans l'offre administrative des procédures de passation de marchés publics. En France, ce document a vocation à se substituer aux DC1, DC2 ainsi qu'au programme « Marché Public Simplifié » (MPS).

Ce service DUME est progressivement mis en œuvre sur les profils d'acheteur.

 

Accèder à l'ensemble de la
documentation sur DUME : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/le-portail-web-service-dume/

Accèder au DUME: https://dume.chorus-pro.gouv.fr/



Que dois-je faire d'ici le 1 er octobre 2018 ?


Vérifier les prérequis techniques nécessaires à la bonne connexion au « Profil acheteur » de la collectivité, depuis mon poste de travail.

Comment ? En testant le dépôt des plis sur les profils acheteurs.  En effet, l'interface vous permet de connaître les prérequis techniques et les  modules  d'extension  nécessaires pour utiliser  le  profil  d'acheteur afin de tester que la configuration du poste de travail utilisé est en adéquation   avec   les   prérequis   techniques du   profil   d'acheteur. Vous disposez sur le profil d'un « site-école » (ou test) pour vous entrainer et tester votre poste.  

Remarque : un dépôt réalisé avec succès ne garantit pas la réussite des dépôts suivants. Il est prudent de tester régulièrement la configuration de votre poste.

 


Anticiper d'ores et déjà l'acquisition d'un certificat de signature électronique et l'installer sur mon ordinateur ?

La signature électronique n'est pas encore obligatoire. En cas de signature manuscrite du contrat, il est nécessaire de le transmettre par voie électronique.

L'acheteur peut demander une signature électronique, ce qui facilite la transmission électronique. Mais sa mise en oeuvre demande un délai, c'est la raison pour laquelle les textes actuels ne rendent pas l'usage de la signature électronique obligatoire au 1er octobre 2018.

La signature n'est imposée que pour la conclusion du contrat définitif (offre finale). Soyez attentif toutefois à ce que disent les documents de la consultation.


Qui doit signer dans le cas d'une signature électronique ?

++ Candidat individuel : la personne ayant qualité à engager la société

++ Groupement momentané d'entreprises : les membres du groupement ou le mandataire habilité en vertu d'un mandat express joint à l'offre.

Comment signer électroniquement ?

La signature électronique est l'équivalent de la signature manuscrite (en référence au Code civil), pour un document dématérialisé qui peut adopter différents formats : fichier texte, tableur, .pdf, .jpg, .xml.. Elle se présente sous forme d'un support type « clé USB » sur laquelle est implanté le certificat de signature. Elle doit être remise uniquement au titulaire du certificat, par un prestataire habilité à vérifier son identité. Un document signé à la main puis scanné n'a pas valeur d'un document signé électroniquement.

Ce certificat peut être
acheté auprès
des prestataires de service de confiance numérique : https://www.ssi.gouv.fr/administration/visa-de-securite/visas-de-securite-le-catalogue/
En
attendant, vous pouvez utiliser un
certificat RGS

 


Anticiper également le dépôt de votre candidature et de votre offre sur la plateforme.  Ne vous y prenez pas la veille de la clôture de l'appel d'offre.

Prévoyez le temps nécessaire pour que votre réponse soit reçue dans les délais (c'est l'heure de la fin du téléchargement qui compte), surtout si vos fichiers sont volumineux et votre réseau à faible débit.

Remarques : vous pouvez modifier les documents que vous transmettez à l'acheteur jusqu'à la date de remise des plis. Les textes de la commande publique font toutefois obligation de transmettre l'offre en une seule fois (article 57 du décret 2016-360) et prévoient que seule la dernière offre est ouverte.

En tout état de cause, l'acheteur ne retiendra que la dernière offre reçue. Les autres offres, précédemment déposées, seront rejetées sans avoir été ouvertes. Cela implique que toute modification doit donner lieu à la transmission de l'intégralité de l'offre modifiée.

 

La dénomination de vos fichiers doit être la plus simple possible pour permettre à l'acheteur d'identifier le fichier sans devoir l'ouvrir.

Après le dépôt, vous recevez un accusé de réception.

 

Penser à transmettre également la copie de sauvegarde sous forme de clé USB

La copie de sauvegarde est une précaution, notamment pour les premières expériences de dématérialisation. Elle doit parvenir, comme l'offre normale, au plus tard avant la clôture de la consultation et peut être remise contre récépissé à l'adresse indiquée par l'acheteur dans les documents de la consultation, ou transmise en recommandé avec accusé de réception par la Poste.

Remarque : Si votre entreprise est située en zone blanche, l'envoi d'une copie de sauvegarde s'avère une bonne précaution.

 


La facturation électronique rentre-t-elle dans les obligations de dématérialisation ?

La facturation électronique suit des règles qui lui sont propres, qui ne sont pas celles applicables à la procédure de passation d'un marché. L'obligation d'émettre une facture électronique est échelonnée dans le temps entre 2017 et 2020 selon la taille des entreprises.

Les factures doivent être transmises sur la solution nationale CHORUS PRO.

Accéder au tutoriel à utiliser
Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/pour-les-fournisseurs/

 





Plus d'information sur le profil
acheteur : https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/daj/marches_publics/dematerialisation/20180601_Guide-MP-dematerialisation-2018-A.pdf


Textes relatifs à la dématérialisation de la commande publique :



[1] Le profil d'acheteur, est «la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires».