Nouvelle réglementation sur les logiciels ou systèmes de caisse

QUE DIT LE TEXTE DE LOI ?



L'article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 instaure l'obligation à partir du 1 er janvier 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA et détenteurs de système d'encaissement d'enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisé et certifiés.

Le texte stipule : " Lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, l'entreprise est dans l'obligation d'utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administratio

LA PORTÉE INITIALE DE CETTE LOI NUANCÉE PAR UNE DÉCISION DU MINISTÈRE DE L'ACTION ET DES COMPTES PUBLICS



Le dispositif visait initialement, dans la loi de finances pour 2016, les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion.
Par décision du ministre de l'action et des comptes publics du 15 juin 2017, il a été décidé de recentrer le dispositif pour le simplifier. Ainsi seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA, sont désormais concernés par la mesure...

Remarques : les logiciels de gestion et de comptabilité sont donc exclus du périmètre de la loi.


QUI EST CONCERNÉ LA PAR MESURE ?

Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel ou système de caisse.

Remarques : Les sociétés relevant du e-commerce non soumises à facturation du fait que leurs clients ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif.

Les sociétés relevant du e-commerce s'adressant à la fois aux clients assujettis à la TVA (clients professionnels)   et   aux   non   assujettis   (clients   particuliers)   relèvent   du   champ   d'application du dispositif.


Questions :

Existe-t-il une obligation d'acquérir un logiciel de caisse sécurisé pour tous les assujettis à la TVA ?

  • Les nouvelles dispositions ne créent pas d'obligation de s'équiper d'un logiciel ou système de caisse. Le choix de l'utilisation d'un tel logiciel appartient à chaque assujetti. (Source :

Un assujetti à la TVA peut-il continuer à enregistrer les règlements de ses clients à la fois au moyen d'un logiciel de caisse mais aussi d'un facturier papier ?

  • L'assujetti   est   libre   d'utiliser   deux   modes   d'enregistrement   des   règlements   de   ses   clients,   l'un informatisé et l'autre papier.  Cependant, dès que l'assujetti a recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse, il entre dans le champ d'application de l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé. Il devra alors présenter le certificat délivré par un organisme accrédité ou l'attestation individuelle de l'éditeur pour le logiciel de caisse utilisé ...

(Source : Direction générale des finances publiques)


QUELS SONT ALORS LES ÉQUIPEMENTS CONCERNÉS ?


  • Les caisses autonomes (ou « caisses enregistreuses »)

  • Les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système,

  • Les logiciels d'encaissement installés sur un (ou des) ordinateur(s), en réseau ou non

  • Les instruments de pesage et de mesure qui ont une fonction de mémorisation des opérations d'encaissement.

Remarques : Concernant   les   logiciels   multi-fonctions   (comptabilité/gestion/caisse),  seules  les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées.



EN RÉSUMÉ : À QUELLES OBLIGATIONS DOIVENT RÉPONDRE VOS LOGICIELS /SYSTÈMES DE CAISSE ?


Les données contenues dans vos systèmes doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées. Le logiciel ou le système de caisse doit donc permettre :

  • l'accès aux données d'origine enregistrées ainsi qu'aux détails des opérations (année, moi, jour, heure, minute), aux corrections apportées. Il doit prévoir une clôture périodique des enregistrements (journalière, mensuelle, annuelle ou par exercice).

  • la conservation des données de règlement durant 6 ans minimum.

  • l'archivage des données enregistrées selon une période choisie (au maximum annuelle ou par exercice). Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.

  • une traçabilité de la remontée des données quand la conservation des données enregistrées est réalisée au niveau du système centralisateur.


COMMENT JUSTIFIER DE LA CONFORMITÉ DE VOTRE MATÉRIEL EN CAS DE CONTRÔLE PAR L'ADMINISTRATION FISCALE ?


Vous devez présenter pour chaque équipement, l'un ou l'autre des documents suivants fournis par l'éditeur du logiciel ou du système de caisse.

  • une attestation individuelle délivrée lors de l'achat, conforme au modèle fixé par l'administration.

  • un certificat si le logiciel ou système de caisse a été certifié par un organisme accrédité.

Pour un achat antérieur à l'entrée en vigueur de cette réglementation, faites-en la demande express à votre SSII. La loi n'impose pas aux éditeurs cette délivrance spontanée.  Si l'éditeur n'adresse pas d'attestation à l'utilisateur, il appartient à ce dernier de la lui réclamer.


Remarques concernant l'attestation :

  • L'attestation doit être individuelle, c'est-à-dire délivrée nominativement à l'assujetti à la TVA qui la produit.


  • L'attestation doit être établie par l'éditeur du logiciel ou du système de caisse ou par son représentant légal lorsqu'il s'agit d'une société.


  • Elle doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité,   de   sécurisation,   de   conservation   et   d'archivage   des   données.   Elle   doit   indiquer précisément : 
    • le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système ; 
    • la date d'acquisition du logiciel ou système par l'assujetti à la TVA


  • Une nouvelle attestation est nécessaire à chaque nouvelle version majeure du système de caisse.

  • L'attestation peut être délivrée sur un support physique ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d'une attestation à compléter par l'assujetti pour y mentionner notamment son identité complète).

LES SANCTIONS EN CAS DE NON PRÉSENTATION D'UN CERTIFICAT OU ATTESTATION CONFORME À LA RÉGLEMENTATION ?


En cas de contrôle par l'administration fiscale, la non présentation d'un certificat est passible d'une amende de 7500 € par logiciel ou système non conforme.

Remarques : au moment de l'écriture du procès verbal, vous disposez d'un délai de 30 jours pour formuler vos observations, présenter un certificat ou une attestation. Si vous apportez les justificatifs demandés dans les délais impartis, l'amende ne sera pas appliquée.  Dans le cas contraire, vous devrez payer l'amende de 7500 € et disposerez d'un délais de 60 jours pour vous mettre en conformité et vous exposer à une nouvelle amende.


LISTE (NON EXHAUSTIVE) DES PREMIÈRES SSII ENGAGÉES DANS UNE DÉMARCHE DE MISE EN CONFORMITÉ DE LEURS ÉQUIPEMENTS   (up date 11 septembre 2017)


2DCOM // GESTOCK - LESLIBRAIRES.FR // TITELIVE // TMIC ...


LIENS COMPLÉMENTAIRES


Les deux organismes habilités à délivrer des certifications sont :
Les éditeurs de logiciel fournissent aux clients une attestation conforme aux critères de l'administration fiscale selon le modèle suivant :