Obligation d'utiliser des logiciels de caisse certifiés : horizon 2018

Le texte de loi



L'article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 instaure l'obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d'enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisé et certifiés.

Le texte stipule : "Lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration ; »

En outre, l'article 1770 duodecies indique que "le fait, pour une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée, de ne pas justifier, par la production de l'attestation ou du certificat prévus au 3° bis du I de l'article 286, que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu'elle détient satisfont aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données prévues par ces mêmes dispositions est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné. Lorsqu'il lui est fait application de l'amende mentionnée au premier alinéa du présent article, l'assujetti dispose d'un délai de soixante jours pour se mettre en conformité avec l'obligation prévue au 3° bis du I de l'article 286. Ce délai court à compter de la remise ou de la réception du procès-verbal mentionné à l'article L. 80 O du livre des procédures fiscales, de la proposition prévue au premier alinéa de l'article L. 57 du même livre ou de la notification mentionnée au premier alinéa de l'article L. 76 dudit livre. Passé ce délai, l'assujetti qui ne s'est pas mis en conformité est passible à nouveau de l'amende mentionnée au premier alinéa du présent article. »


Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

À partir du 1 er janvier 2018, devient donc obligatoire l'utilisation d'un logiciel de gestion ou d'un système de caisse satisfaisant aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage de données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur.


Dans certains cas, les assujettis pourront se mettre en conformité avec cette nouvelle obligation grâce à une simple mise à jour de leur logiciel de caisse, dans le cadre d'un contrat de maintenance souscrit lors de l'achat du logiciel.

Source : Service Public Pro.


Focus sur les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage que doivent remplir les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse. (Pour les éditeurs de logiclel)




Sont soumis à l'obligation prévue au 3° bis du I de l'article 286 du CGI, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse, y compris en cas d'enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne.

Les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse concernés
Sont notamment concernés les logiciels de comptabilité ou de gestion dits "libres" ou développés en interne, c'est-à-dire développés par l'assujetti lui-même. ....

Les données concernées
Il s'agit de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d'une transaction (y compris lorsque la transaction n'est que simulée au moyen d'un module de type « école » ou « test ») participant à la formation des résultats comptables et fiscaux à qu'il s'agisse d'une opération de vente ou d'une prestation de services (émission d'une note, d'un ticket, d'une facture), ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie. Sont également concernées l'ensemble des données permettant d'assurer la traçabilité de ces données concourant à la réalisation de la transaction et de garantir l'intégrité de celles-ci.


Nature des conditions à respecter
Les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse doivent permettre à l'administration fiscale de contrôler les données enregistrées. Le logiciel ou le système doit donc prévoir un accès de l'administration fiscale à l'ensemble des données enregistrées.


Condition d'inaltérabilité
Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d'origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d'origine enregistrées et les rendre inaltérables.

Si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d'un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées. Ces opérations de correction donnent également lieu à un enregistrement.

L'administration fiscale doit pouvoir accéder aux données d'origine enregistrées initialement ainsi qu'au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l'objet de corrections.

S'agissant des éventuelles corrections et annulations apportées par le logiciel ou le système ou par un dispositif externe, il est rappelé que les entreprises sont soumises aux obligations comptables suivantes :
  • principe du caractère intangible ou de l'irréversibilité des écritures comptables ;
  • principe d'une procédure de clôture périodique des enregistrements chronologiques ;
  • principe de la permanence du chemin de révision.

Condition de sécurisation
Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d'origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.

Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c'est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l'état de leur enregistrement d'origine.

Condition de conservation
Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile).

Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle.

Toutes les données doivent être conservées.

Les données de règlement étant des données servant à l'établissement de la comptabilité de l'entreprise, elles doivent être conservées pendant le délai de six ans.

Lorsque l'assujetti utilise un système de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur, à condition qu'une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue.

Condition d'archivage
Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l'intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu'il existe une procédure de purge.

Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration en cas de contrôle, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.

Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité des opérations d'archivage, selon un procédé fiable.

Modalités de justification du respect de ces conditions

En application du 3° bis du I de l'article 286 du CGI, le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données peut être justifié :
  • soit par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation ;
  • soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.
Il s'agit d'un mode de preuve alternatif : un seul de ces deux documents (certificat ou attestation individuelle) suffit à justifier du respect des conditions susvisées.

Lorsqu'une entreprise détient plusieurs systèmes de caisse et/ou logiciels de comptabilité ou de gestion différents dans lesquels elle enregistre les règlements de ses clients, elle doit présenter un certificat ou une attestation pour chacun de ces produits.

On entend par « éditeur » du logiciel ou du système de caisse la personne qui détient le code source du logiciel ou système et qui a la maîtrise de la modification des paramètres de ce produit.


Attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné
L'attestation doit être individuelle, c'est-à-dire délivrée nominativement à l'assujetti à la TVA qui la produit. Une simple mention dans les conditions générales ou particulières de vente du logiciel ou système, même acceptée par l'assujetti, ne vaut pas attestation individuelle.

L'attestation doit être établie par l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse ou par son représentant légal lorsqu'il s'agit d'une société. L'éditeur du logiciel ou système qui fournit l'attestation individuelle ne peut pas être l'assujetti à la TVA au nom duquel est établie l'attestation, sauf si l'activité déclarée par cet assujetti (code NACE) est une activité d'édition de logiciels de comptabilité ou de gestion ou de systèmes de caisse.

L'attestation doit explicitement mentionner que le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données prévues au 3° bis du I de l'article 286 du CGI

Il sera admis que l'attestation demeure valable pour attester du respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données par les versions mineures ultérieures du logiciel ou système.

L'attestation peut être délivrée sur un support physique (par exemple, par la remise d'un document lors de l'achat du logiciel ou système à compléter par l'assujetti de son identité complète et de la date de son achat) ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d'une attestation à compléter par l'assujetti pour y mentionner notamment son identité complète).

L'attestation doit être conforme au modèle fourni en BOI-LETTRE-000242.

LETTRE - TVA - Modèle d'attestation individuelle relative à l'utilisation d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données (CGI, art. 286, I-3° bis)





COMMENT VOS SSII ONT-ELLES PRÉVUES DE VOUS INFORMER DE LEUR MISE EN CONFORMITÉ ? (up date 11 juillet 2017)


2DCOM

Les développements nécessaires pour que les produits 2DCOM soient en conformité avec ces contraintes fiscales sont en cours et seront automatiquement intégrés dans une future mise à jour pour chacun de ces produits.
2DCOM fournira avant la fin de l'année l'attestation que l'administration fiscale pourra demander en 2018 aux libraires.

TITELIVE
Une première newsletter a informé les clients des points suivants : les logiciels de caisse respectent la loi à la lettre (aucune possibilité permettant la manipulation ou la falsification des données d'encaissement). Un travail spécifique est en cours notamment pour adapter le logiciel aux critères de restitution et d'archivage des données à destination de l'administration fiscale.
Dans tous les cas, TITELIVE fournira une attestation à ses clients, et est en contact avec un organisme de certification (le LNE: https://www.lne.fr/certification/certification-systemes-caisse ) afin de valider et respecter l'ensemble des critères de certification.

TMIC
TMIC a fait le choix d'une certification par un organisme agréé par le ministère des finances. Pour cela, le logiciel ELLIPSES V8 va être audité pour pouvoir répondre au cahier des charges fourni.
Les étapes passées et futures :
 
-          04/2017 : Journée d'information et de sensibilisation de TMIC auprès de l'organisme agréé par le ministère des finances
 
-          05/2017 : Choix de la certification plutôt que de l'attestation
 
-          07/2017 : Début du développement nécessaire pour répondre au cahiers des charges
 
-          09/2017 : Début du processus de certification pour être opérationnel (Audit du logiciel)
 
-          11/2017   : Mise en conformité du logiciel selon compte rendu de l'audit
 
-          01/2018    : Seule la version V8 sera certifiée
 
Comme tous les clients n'auront pas le temps de migrer vers la version certifiée. (Des précisions sont demandées par le SLF sur les points suivants)
Pour ceux qui souhaitent passer dans la version du logiciel ELLIPSES V8, il a été validé avec INFOCERT (organisme agréé par le ministère) d'adresser à tous les clients ELLIPSES 2000 un courrier prévoyant une date de migration vers ELLIPSES V8. Ce courrier leur permettra de se garantir auprès du ministère, dans le cas où ils seraient contrôlés et pouvoir justifier de l'acquisition d'une version certifiée à une date donnée (délai dans l'attente d'une précision de la part du ministère).
Pour toutes précisions complémentaires ou des points plus techniques, Monsieur Jean-François THIERTANT en charge de ce dossier à TMIC Ellipses se tient à votre disposition au 05.61.75.85.23 ou par mail : jf.thiertant[@]tmic-ellipses.com.


Liens complémentaires

Les deux organismes habilités à délivrer des certifications sont :
Les éditeurs de logiciel fournissent aux clients une attestation conforme aux critères de l'administration fiscale selon le modèle suivant :